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Titel
Text copied to clipboard!Spezialist für Dokumenten-Workflows
Beschreibung
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Wir suchen einen Spezialisten für Dokumenten-Workflows, der unsere internen Dokumentenprozesse analysiert, optimiert und automatisiert. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Gestaltung, Implementierung und kontinuierliche Verbesserung von Workflows, die den Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens effizienter gestalten. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass Dokumente korrekt erstellt, genehmigt, verteilt und archiviert werden.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Identifikation von Engpässen in bestehenden Prozessen sowie die Entwicklung von Lösungen zur Verbesserung der Effizienz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie nutzen moderne Workflow-Management-Systeme und Dokumentenmanagement-Software, um Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dabei achten Sie stets auf Datenschutz, Sicherheit und Compliance.
Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Tätigkeit ist die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen. Sie erstellen Dokumentationen, führen Workshops durch und stehen als Ansprechpartner für Fragen rund um das Thema Dokumenten-Workflows zur Verfügung.
Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung oder IT-Systemadministration. Sie sollten über ausgeprägte analytische Fähigkeiten, technisches Verständnis und eine strukturierte Arbeitsweise verfügen. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind ebenso wichtig wie ein hohes Maß an Eigeninitiative.
Wenn Sie gerne mit digitalen Tools arbeiten, Prozesse verbessern und einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung in einem Unternehmen leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Analyse bestehender Dokumentenprozesse
- Entwicklung und Implementierung effizienter Workflows
- Automatisierung von Dokumentenabläufen
- Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Prozessoptimierung
- Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen
- Erstellung von Dokumentationen und Prozessbeschreibungen
- Überwachung und kontinuierliche Verbesserung der Workflows
- Integration von Dokumentenmanagement-Systemen
- Support bei technischen Problemen im Workflow-System
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossenes Studium im Bereich Informatik, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Prozessoptimierung
- Kenntnisse in Workflow-Management-Systemen (z. B. Nintex, SharePoint, DocuWare)
- Verständnis für Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
- Analytisches Denkvermögen und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten
- Erfahrung in der Schulung von Mitarbeitenden
- Technisches Verständnis und IT-Affinität
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie mit Dokumentenmanagement-Systemen?
- Wie gehen Sie bei der Analyse von Geschäftsprozessen vor?
- Kennen Sie sich mit Datenschutzrichtlinien im Dokumentenbereich aus?
- Welche Tools zur Workflow-Automatisierung haben Sie bereits eingesetzt?
- Wie würden Sie Mitarbeitende in neue Systeme einführen?
- Wie stellen Sie sicher, dass ein Workflow effizient und regelkonform ist?
- Haben Sie Erfahrung mit der Integration von Systemen?
- Wie gehen Sie mit Widerstand gegenüber neuen Prozessen um?
- Welche Rolle spielt für Sie Teamarbeit in dieser Position?
- Wie bleiben Sie über neue Technologien im Bereich Dokumentenmanagement informiert?
